ניקיון משרד בבניין משותף עובד טוב יותר כשמגדירים במפורש אילו משימות מבוצעות מטעם המשרד ואילו מטעם הנהלת הבניין. הכינוי "שטח משותף" אינו מספיק: צריך לסמן אזור, פעולה, תדירות ואיש קשר. כך אפשר לצמצם משימות שנשארות ללא מענה וגם עבודה כפולה ששני ספקים מבצעים באותו מקום.
המשרד עשוי לקבל שירות ניקיון בתוך החלל ששכר, בעוד שהנהלת הבניין מנהלת צוות נפרד בלובי ובמעברים. הקושי מתחיל בנקודות החיבור: דלת הכניסה, מסדרון קומתי, אזור המתנה או שירותים שמשמשים כמה חברות. המדריך מסייע להגדיר את העבודה בפועל בהתאם להסכמות הקיימות, לפני שמזמינים או מעדכנים שירות.
מתחילים במפת אזורים, לא ברשימת ספקים
עברו מהכניסה לבניין ועד עמדות העבודה ורשמו את החללים שבדרך. הבדילו בין שטח המשמש את המשרד בלבד לבין שטח שמשמש דיירים נוספים. אם חלק מהקומה משותף, סמנו אותו בנפרד. מפת האזורים יכולה להיות תרשים פשוט או רשימה עם תיאור ברור, ללא צורך בתוכנית אדריכלית מלאה.
לאחר מכן בדקו את מפרט הבניין ואת הצעת השירות למשרד. אל תסיקו מכך שצוות מסוים נראה באזור שהוא אמור לבצע בו כל משימה. למשל, פינוי פח במסדרון וניקוי זכוכית הדלת הן פעולות שונות, שעשויות להיכלל בהיקפים שונים. כדאי להשלים את הבירור לפני שמאשרים מפרט חדש.
מגדירים פעולה ותדירות לכל נקודת חיבור
המשפט "הכניסה כלולה בניקיון" יכול להתפרש בכמה דרכים. האם הוא כולל את הרצפה בלבד, את שני צדי הדלת, את הידיות או גם את המחיצה הסמוכה? פירוט לפי פעולות מאפשר להבין מה מקבלים, בלי להרחיב את העבודה על סמך הנחה שלא הוסכמה.
| אזור לבדיקה | שאלה לתיאום | מה לרשום במפרט |
|---|---|---|
| דלת הכניסה למשרד | מי מטפל בכל צד של הדלת ובמסגרת? | פעולות ותדירות לכל צד |
| מסדרון קומתי | האם כל המסדרון כלול בשירות הבניין? | גבול האזור ואיש קשר לדיווח |
| מטבחון משותף | מי מנקה ומי מספק מתכלים? | משימות, שעות ואספקת חומרים |
| שירותים בקומה | מי בודק אותם ומי מטפל בצורך חריג? | שגרת בדיקה ודרך דיווח |
| חדר ישיבות משותף | האם ניקיון מתואם עם ההזמנות? | ניקיון שוטף וטיפול אחרי שימוש |
| פינוי פסולת | עד איזו נקודה מפנים פחים מהמשרד? | יעד מוסכם וסוגי הפסולת הכלולים |
זו טבלת בירור, לא חלוקה קבועה שמתאימה לכל בניין. את הביצוע בכל שורה קובעים מול נציג המשרד, הנהלת הבניין וספקי השירות הרלוונטיים. במקום לכתוב "באחריות הבניין", ציינו גם את שם התפקיד שאליו פונים כשנדרש טיפול.
מפרידים בין ניקיון שוטף לעבודות מיוחדות
גם כשיש הסכמה על ניקיון יומי, ייתכן שעבודות תקופתיות אינן כלולות. ניקוי עמוק של רצפה, טיפול לאחר עבודות קבלן או ניקוי משטח שמצריך ציוד מיוחד צריכים להיבדק בנפרד. אחרת, שתי החברות עשויות להניח שהמשימה תבוצע במסגרת השירות האחר.
כאשר בונים תוכנית ניקיון למשרד, כדאי להעביר לספק את החלוקה שכבר סוכמה עם הבניין. כך ניתן להגדיר את השירות לחלל שלכם ולהוסיף רק את הפעולות הנדרשות, במקום לתמחר מחדש אזורים שכבר מקבלים מענה.
בודקים את מסלול הציוד והפסולת
צוות שמנקה את המשרד משתמש לעיתים במעלית, בחדר שירות או בנקודת פינוי שנמצאים מחוץ לחלל. בררו מהו המסלול המותר, היכן אפשר להניח ציוד ובאילו שעות קיימת גישה. אין להשאיר עגלות או שקיות במעבר רק מפני שהפינוי הסופי מבוצע על ידי גורם אחר.
מסכימים איך מדווחים על משימה שלא בוצעה
כשעובד רואה לכלוך באזור משותף, הוא לא תמיד יודע מי נותן שם שירות. כדאי לקבוע ערוץ דיווח אחד בתוך המשרד. נציג המשרד יוכל להעביר את הפנייה לגורם המתאים, במקום ליצור שיחות מקבילות והוראות שונות לשני צוותים.
דיווח שימושי כולל את האזור, המועד והפעולה הנדרשת. אם צריך לצרף תמונה, הימנעו מצילום מסמכים, מסכים או אנשים שאינם קשורים לפנייה. בקשו גם דרך לקבל עדכון כשהטיפול הסתיים, כדי שלא תישלח אותה בקשה שוב לספק נוסף.
רשימת תיאום לפני אישור השירות
- האם לכל אזור מוגדר יש גורם מבצע אחד ברור?
- האם ניקיון שני צדי הדלתות והמחיצות הוגדר במפורש?
- מי מספק חומרים ומתכלים בכל אזור?
- מהו יעד הפינוי של הפסולת מהמשרד?
- למי מדווחים על עבודה חריגה או מגבלת גישה?
- מי מאשר שינוי כאשר המשרד מתרחב או משתנה?
שמרו את החלוקה במקום שנגיש לנציגי התפעול, ועדכנו אותה כשמתחלפת חברת הניהול, כשנוספים שוכרים או כשמשתנה השימוש בחדר משותף. מסמך נכון ביום הכניסה למשרד עלול לאבד דיוק אם הקומה מתארגנת מחדש ואין מי שמעדכן את ההסכמות.
לקראת הזמנת שירות למשרד, תאמו עם סמרט קלין אפיון של המשימות והציגו את השירותים שכבר מסופקים על ידי הבניין. כך אפשר להכין הצעה ברורה ולצמצם פערים בין ציפיות המשרד לבין העבודה בשטח.
שאלות נוספות על תיאום בין צוותים
האם צריך ששני ספקי הניקיון יעבדו באותן שעות?
לא בהכרח. חשוב שכל צוות יכיר את גבולות העבודה ואת שעות הגישה, ושהעבודה של אחד לא תפריע לביצוע המשימות של האחר.
מה עושים כשלא ברור מי אמור לנקות אזור מסוים?
מרכזים את השאלה אצל נציג המשרד ומבררים מול הנהלת הבניין והספק. לאחר ההסכמה מעדכנים את המפרט, במקום להניח שהחלוקה תתברר מעצמה.
האם אספקת סבון ונייר תמיד כלולה בניקיון?
אין להניח זאת. יש לברר בנפרד מי רוכש, מי מאחסן ומי משלים את המתכלים, במיוחד בחללים המשמשים כמה חברות.
מתי כדאי לבדוק מחדש את החלוקה?
אחרי שינוי בשטח או בשימוש, החלפת ספק או שינוי בשירותי הבניין. גם פניות חוזרות לגבי אותו אזור הן סיבה לבדוק אם המפרט ברור ומעודכן.
